Office 365 per aziende: vantaggi e svantaggi

Office 365 Business, Premium ed Essentials

Microsoft Office 365 è senza ombra di dubbio il software di lavoro più famoso e utilizzato dalle aziende. Non ha bisogno di grandi presentazioni, è la piattaforma che contiene Outlook, Word, Excel, Power Point. Lo standard mondiale per le applicazioni desktop con cui creare, visualizzare, condividere e modificare file ovunque e con qualsiasi dispositivo.

In Italia è installato sull’80% dei computer e ben l’82% degli italiani dichiara che se Office non esistesse, si troverebbe in serie difficoltà. Addirittura, uno su tre, dichiara che senza si sentirebbe perso. A rivelarlo, i risultati della ricerca di mercato Doxa commissionata da Microsoft. La stessa ha reso l’idea di quanto oggi, la suite di produttività più diffusa e usata al mondo, sia importante.

Microsoft Office – guarda i piani

I piani di Office 365 sono diversi e adattabili ad ogni esigenza di business, divisi per categorie/famiglie: Business ed Enterprise. I piani Business sono in totale tre e si adattano meglio ad aziende piccole e medio-piccole (fino a 300 utenti).

  • Office 365 Business, ideale per le organizzazioni che necessitano delle applicazioni di Office installate su PC/Mac sempre aggiornate all’ultima versione. Servizi di archiviazione e condivisione di file e sul cloud con e-mail non inclusa.
  • Office Business Essentials, ideale per le organizzazioni che necessitano di e-mail aziendale e altri servizi per il business. Le applicazioni di Office non sono incluse ma raggiungibili da browser con Office Online.
  • Office 365 Business Premium ha tutte le caratteristiche del piano Business più quelle del piano Essentials. Ideale per le organizzazioni che necessitano di e-mail aziendale, applicazioni di Office installate su PC/Mac sempre aggiornate all’ultima versione. Servizi di archiviazione e condivisione di file sul Cloud e altri servizi per il Business.

I piani Enterprise (numero illimitato di utenti), invece, sono dedicati alle grandi aziende e soddisfano esigenze particolari offrendo caratteristiche più avanzate.

Vantaggi di Office 365 in azienda

Microsoft Office 365 ha molto da offrire alle organizzazioni di tutte le dimensioni. Questa soluzione, basata sul cloud, può aumentare la flessibilità, ridurre i costi e semplificare l’amministrazione IT.

Quali sono i motivi per passare a Office 365 migliorando la produttività aziendale e la sicurezza dei dati?

  • Soluzione completa: funzionalità del pacchetto Microsoft Office tradizionale completato con una serie di servizi Web evoluti. Gestione dei documenti in tempo reale con OneDrive, calendari condivisi, posta elettronica Exchange, collaborazione in team tramite Skype for Business, Teams, SharePoint, e altro ancora. Il fatto che siano totalmente integrati con gli altri software e sistemi Miscrosoft, permettono di evitare perdite di tempo e incompatibilità.
  • Migliorare la qualità e l’efficienza della collaborazione.
    Con Office 365 è possibile lavorare ad un progetto in maniera semplice e condivisa. Inoltre, si può organizzare e gestire il lavoro in maniera facile grazie alle funzionalità di comunicazione avanzate. Con SharePoint si possono caricare, tracciare e seguire i documenti, apportare le modifiche e commentare. Indipendentemente dal dispositivo utilizzato, con Office 365, si può accedere al proprio ufficio virtuale. L’accesso in remoto è consentito a tutti i file, alla posta elettronica e ai calendari. L’utilizzo di Skype for Business di Office 365, consente di comunicare in tempo reale con i dipendenti, inviare messaggi istantanei, condividere il desktop e organizzare le videoconferenze in qualità HD.
    Office 365 va incontro a problemi legati all’eventuale perdita dei dati. Permette di conservarli nel cloud e garantisce un costante accesso online a tutti i documenti e applicazioni da qualunque luogo e dispositivo. Le funzioni integrate costituiscono la garanzia di protezione contro pericoli quali malware, spam o phishing.
  • Organizzare al meglio il lavoro, il personale e le informazioni.
    Con il servizio SharePoint si può creare un sito di gruppo, di area o di dipartimento collegando i progetti e i documenti alle singole persone, tracciando i compiti assegnati in sequenza temporale. OneDrive ti consente di lavorare in mobilità. L’accesso a tutti i documenti, calendari e posta elettronica, senza alcuna limitazione, è possibile da qualunque luogo e dispositivo. L’uso degli strumenti utilizzati nell’Office 365, in particolare posta, calendari sincronizzati e condivisi, disco One Drive o pacchetto Office, è adeguato alla risoluzione dei dispositivi mobili. In ogni momento, con un clic, si condivide un documento o una foto sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione. L’interfaccia intuitiva adeguata ai touchscreen garantirà un lavoro facile ed efficiente tramite uno smartphone.
  • Sicurezza e privacy.
    La sicurezza è un fattore a cui gli utenti prestano una particolare attenzione. Office 365 è conforme alle norme internazionali sugli standard di protezione delle informazioni, confermato dal certificato ISO/IEC 27001:2005. Il servizio è inoltre sottoposto agli audit regolari. Il cloud di Microsoft è anche il primo a cui è stato assegnato il certificato di conformità dei suoi servizi alla norma sulla privacy nel cloud ISO 27018. Ciò significa che i dati dei clienti conservati nel cloud non saranno utilizzati ai fini di marketing senza il loro consenso. I meccanismi di protezione della privacy sono garantiti per tutti i clienti, indipendentemente dal pacchetto scelto. Office 365 consente di impostare le regole contro il malware e i messaggi spazzatura e di seguire l’invio dei messaggi. Capace inoltre di controllare i rapporti sull’utilizzo delle caselle in tempo reale. Office 365 non è coinvolto in pratiche pubblicitarie: niente sollecitazioni commerciali basate sul contenuto delle tue e-mail o sul tuo comportamento.
  • Gestire la casella di posta elettronica in maniera professionale.
    Grazie al servizio di Exchange gestire la posta ed organizzare il lavoro di gruppo è più semplice. Si possono condividere i calendari con gli altri dipendenti, caricare le informazioni su ferie, assenze o date di eventi importanti. Inoltre, l’utilizzo della funzione di organizer per appuntamenti permetterà di stabilire una data più comoda per i partecipanti selezionati. Il tutto con la possibilità di essere condiviso e quindi di perfezionare la gestione anche dei singoli calendari, dei propri compiti e quelli dei collaboratori. Office 365 garantisce una casella di posta elettronica professionale dotata di software antivirus e filtri avanzati, non ci saranno più problemi con gli spam. La posta di Office 365 garantisce lo svolgimento di un’attività efficace e sicura.
  • Flessibilità.
    In caso di sostituzione del PC non dovrete più riacquistare una licenza, sarà sufficiente disinstallare Office 365 dalla macchina obsoleta e reinstallarlo sulla nuova.
  • Uniformità parco macchine.
    Consideriamo un’azienda in forte crescita, il cui numero di dipendenti aumenta di anno in anno. Con l’utilizzo della versione Home & Business di Office avremo un parco macchine disomogeneo; alcuni PC con una versione di Office più vecchia ed altri, quelli dei nuovi dipendenti, con la versione più recente. Con Office 365 avremo un parco macchine uniforme.

Svantaggi di Office 365: lo studio di Zscaler

Sebbene, il passaggio a Office 365 offra vantaggi significativi e riduca le complessità, è ostacolato dalle reti. Tra i principali avversari, infatti, c’è un fatto non scontato: la lentezza delle reti e la loro configurazione inadeguata a supportare applicazioni in cloud. È lo studio di Zscaler a dimostrare come ci siano ancora ostacoli tecnici verso l’adozione diffusa di tecnologie cloud come Office 365.

Il 63% delle organizzazioni riscontra problemi relativi alle prestazioni della reti che non sembrano in grado di far fronte all’evolversi delle esigenze degli utenti. A rivelarlo l’indagine “Office 365 Migration Survey”.
Per risolvere questi problemi, quasi il 50% delle aziende sta prendendo in considerazione l’uso di connessioni Internet dirette per ridurre la congestione ed eliminare la latenza.

Per quanto riguarda la migrazione?
Non ci sono limiti
, questo dovrà essere l’ultimo dei vostri problemi perché è la prima delle nostre soluzioni.

Sarà T&N Solutions a gestire i passaggi tecnici necessari, la nuova configurazione e la migrazione della vecchia posta.